FAQ Cartera de Projectes 2023

1. Què he de tenir en compte abans de presentar una proposta a la Cartera?

• 1.1.- Ha de recolzar l'estratègia digital de la UPC dins del Pla Estratègic 2022-2025:
  • Continuar el desenvolupament de l'administració digital centrada en les persones, promovent la simplificació dels processos
  • Reforçar les polítiques i la cultura de ciberseguretat
  • Vetllar per la sostenibilitat dels serveis TIC
  • Consolidar i optimitzar la política d'actualització de recursos informàtics
• 1.2.- Ha d'encaixar amb la definició de projecte: Esforç temporal realitzat per crear un producte, servei o resultat concret. Implica la realització coordinada d'activitats interrelacionades, té una durada limitada (un inici i un final), és únic i comporta un risc.
• 1.3.- No pot ser una activitat basal: Esforç indispensable per mantenir en funcionament el servei actual, com ara:
  • Manteniment Correctiu: Accions per esmenar mal funcionament del servei.
  • Petit Evolutiu: Petites accions que milloren o adapten el servei. Esforç < 50 h efectives.
  • Suport funcional: Accions de suport a la part funcional del servei. Inclou consultes, extracció d’informació, reports ad-hoc...
  • Suport a usuari: Accions de suport a l’usuari final del servei. Inclou generació de documents de suport, consultes...
  • Suport operatiu: Accions de gestió de la infraestructura i serveis tècnics bàsics (xarxa, backup, monitorització...)

2. Qui pot presentar una idea de projecte?

Qualsevol persona de la comunitat seguint el procediment establert. Les Comissió Funcional TIC (CFTIC) també han de presentar les idees de millora del funcionament dels serveis i/o de l'àmbit funcional. 

3. Com es transforma una idea en un projecte?

El Responsable Funcional i el Dinamitzador TIC de la Comissió Funcional TIC (CFTIC) corresponent, juntament amb el PO del servei elaboren el projecte detallat. Per això poden necessitar la implicació del sol·.licitant i d'altres interlocutors (tècnics i/o funcionals)

4. Per què s'ha activat un projecte que té menys prioritat a la llista?

Pot succeir en aquells projectes que necessiten recursos completament diferents i per tant, no competeixen directament pels recursos.

Per exemple, es calcula que un projecte durarà 600 hores i és de la màxima prioritat de l'organització; s'estima que el segon projecte durà 200 hores i és la segona prioritat. El primer projecte requereix recursos únicament de l'equip d'infraestructura, mentre que el segon projecte requereix recursos únicament de l'equip de desenvolupament d'aplicacions. Com que els recursos són completament diferents, es pot activar el projecte de prioritat 2 perquè l'equip de desenvolupament té disponibilitat però no es pot activar el projecte amb prioritat 1 perquè l'equip d'infraestructures no té recursos lliures. Tanmateix, per als casos en què els projectes sí competeixen directament pels recursos (com ara dos projectes d'infraestructura), la priorització pot ajudar a resoldre més fàcilment els conflictes d'assignació de recursos.

5. Quins són els rols implicats en el procés de la Cartera de Projectes?

• 5.1.- Sol·licitant:  Qualsevol persona que tingui una idea de millora dels serveis TIC
• 5.2.- Responsable Funcional: Encarregat del desenvolupament / revisió funcional del projecte (necessitats, requisits, abast, consultar usuaris...)
• 5.3.- Dinamitzador TIC: És la persona de l'Àrea TIC que et pot assessorar si tens una idea de projecte i definir els objectius de la sol·licitud. És el responsable de determinar si la documentació del projecte (project charter) està completa.
• 5.4.- Responsable Tècnic o Product Owner (PO): Encarregat del desenvolupament / revisió tècnica del projecte: especificacions tècniques, interfícies, dependències, sostenibilitat futura...
• 5.5.- Comissió Funcional TIC (CFTIC): Encarregada, per cadascun dels àmbits, de proposar nous projectes i filtrar peticions segons els criteris i les prioritats definides.
• 5.6.- Comité de Priorització TIC: Encarregada de rebre la llista de projectes recomanats i seleccionar i determinar-ne la prioritat per rebre assignació de recursos. 
• 5.7.- Oficina de Gestió de Projectes (PMO): grup de persones encarregades de donar suport i implementar les millors pràctiques i manté estàndards relacionats amb la gestió, planificació i execució de projectes.

6. Què vol dir que una proposta s'hagi classificat com a S/M/L?

Es classifiquen els projectes segons la seva complexitat, el grau incertesa, l'impacte en diferents unitats/serveis i en nivell de risc. En funció de la tipologia, es destinaran més o menys recursos en la definició del projecte i el seu cicle de vida. Per exemple, per projectes petits no caldrà proporcionar informació tant exhaustiva com per als projectes grans que requeriran d'avaluació de riscos, seguretat, etc.
També, depenent de la naturalesa, es poden requerir diferents nivells d'aprovació. Aquells projectes que justifiquin una inversió important, forçosament seran enviats al Comité de Priorització.

7. Quins són exemples de projectes informàtics?

• Desenvolupament d'un nou programari o sistema d'informació
• Canvis a un procés de negoci
• Canvis importants a la infraestructura TIC corporativa
• Canvis significatius en diferents serveis/solucions TIC existents
• Automatització d'un procés de negoci manual

8. Què NO constituirà un projecte informàtic?

• Consumir un servei informàtic existent, com ara la gestió d'esdeveniments o crear un lloc web nou
• Actualitzacions rutinàries de sistemes
• Compres de programari
• Compres o actualització d'ordinadors d'escriptori existents
• Substitució d'equips de xarxa avariats
• Suport operatiu i/o activitats de manteniment, com ara correccions d'errors, aplicació de pedaços i actualitzacions menors de programari

9. Seguiment dels projectes de la Cartera 2023

Durant el 2023 es seguirà fent el seguiment dels projectes a través del PROTIC. Com a Product Owner cal:

• Crear el paquet al PROTIC quan comencem a desenvolupar el projecte
• Nofiticar el ID PROTIC i Projecte de la Cartera relacionat a cartera.projectes2023@mylist.upc.edu
• Cada mes (recomanat dia 20 del mes) actualitzar informació PROTIC projectes encetats (mínim: comentari)

Podeu trobar més informació de com usar el PROTIC a les FAQ:

https://serveistic.upc.edu/ca/protic/faq