Vés al contingut (premeu Retorn)

Serveis TIC. Projectes

Aquest document descriu el model de gestió dels projectes associats als Serveis TIC de la UPC, el mecanisme per proposar nous projectes, els rols de les persones involucrades i el cicle de vida dels projectes.

Font autoritativa: https://intranet.upc.edu/espaitic/ca/cetic/documents-normatius/serveis-tic-projectes

Versió: 5 [22/nov/2016]

1. Proposta de projecte - PDP

Una proposta de projecte, en curt PDP, és un document sintètic que aporta al CETIC corresponent la descripció motivada d'una nova funcionalitat per a un servei TIC.

El PDP és el mecanisme primari preferent per a proposar:

  • La incorporació de funcionalitats majors a un servei TIC
  • Millores tècniques i arquitecturals majors d'un servei TIC
  • Millores funcionals majors d'un servei TIC

2. Flux d'un PDP

2.1 Editors dels PDP

L'editor o editors dels PDP són els actors que tenen la responsabilitat de:

  • gestionar les qüestions administratives relacionades amb els PDP d'un servei
  • donar suport als actors que tenen la intenció de presentar un PDP. 

Els editors els nomena la direcció TIC i generalment formaran part del CETIC que governa el servei.

2.1 Presentació d'un PDP

El procés d'un PDP comença amb una nova idea o necessitat respecte un servei TIC. És molt recomanable que un PDP contingui una única proposta o idea. Les petites millores o correccions no necessiten un PDP i es tracten com a evolutius/correctius (vegeu ...). Com més enfocat sigui un PDP, més possibilitats d'èxit tindrà. Els editors poden demanar segmentar un PDP en diversos PDP's més petits si els troben obscurs o massa amplis.

Cada PDP té un únic redactor, que escriu el PDP, interacciona amb els editors per millorar-lo i el defensa en el CETIC si escau. Per tal d'evitar feina innecessària es recomana fortament posar-se en contacte amb els editors d'un servei abans de començar a preparar un PDP per avaluar-ne la idoneïtat. Els editors poden vetar una idea abans d'arribar a PDP si ho creuen escaient.

Una vegada els editors han acceptat un possible PDP el redactor l'ha de redactar convenientment. A tal efecte s'ha de guiar amb aquest document i pot sol·licitar una revisió per part dels editors. Quan el redactor el dona per finalitzat, cal que envii el PDP a algún dels editors. Si els editors donen per bo un PDP, li donaran l'estat de PROPOSTA i el faran constar en el sistema de seguiment de projectes TIC. Les raons per denegar un PDP inclouen la manca de solidesa tècnica i una motivació inadequada.

El redactor d'un PDP pot recolzar-se en altres actors i fer-los constar com avaladors en el PDP.

Per simplificar l'enviament de PDP's, un usuari pot presentar un PDP emplenant aquest formulari

2.3 Classificació dels PDP

L'editor que accepta un PDP l'ha de determinar-ne el tipus i fer-lo constar en el sistema de suport. Els tipus de PDP admissibles són els següents:

  • Normativa externa.
    Un PDP que proposa un canvi en el servei TIC conseqüencia de la variació de la normativa aliena a la UPC.
  • Normativa UPC.
    Un PDP que proposa un canvi en el servei TIC conseqüencia de la variació de la normativa pròpia de la UPC.
  • Millora funcional.
    Un PDP que proposa un canvi en la funcionalitat del servei TIC que no és conseqüència de canvis normatius. P. ex.: la incorporació de noves funcions o l'actualització de versió d'algun software.
  • Millora tecnològica.
    Un PDP que proposa un canvi de naturalesa tecnològica en el servei TIC. P. ex: un canvi en la plataforma hardware o una refactorització important.
  • Migració de versió.
    Un PDP que proposa una migració significativa de tot o part del programari del servei TIC en qüestió.
  • Estudi/assessorament.
    Un PDP que proposa un estudi o una assessoria relacionada amb el sistema o el seu àmbit.

El sistema de gestió també mostra un altre tipus de projecte: Servei Basal. Aquest tipus no designa cap projecte sinó que reflecteix els recursos basals destinats al servei. Simplement s'equipara al un projecte per tenir una visió integra de l'esforç dedicat a un servei TIC. El servei basal acostuma a separar-se en diverses components: Correctiu, petit evolutiu, suport funcional, suport a l'usuari i operació.

2.3 Resolució d'un PDP

Periòdicament el CETIC corresponent revisarà la llista de PDP's en estat de PROPOSTA i de la ma de l'editor, que actua com a secretari del CETIC:

  • Promourà a l'estat de CAL PRESSUPOSTAR aquells PDP's que consideri escaients.
  • Descartarà els PDP's que escaiguin elevant-los a l'estat de DESCARTAT.

L'actor que pressuposta un PDP és el responsable tècnic. El responsable tècnic ha d'avaluar els projectes que estan en estat de CAL PRESSUPOSTAR fins a concretar-ne un pressupost. Aleshores:

  • Anota el pressupost total, mesurat en hores efectives de treball, en el sistema de gestió.
  • Annexa en el sistema de gestió el document d'especificació del projecte, si escau.
  • Eleva els PDP en qüestió a l'estat de PRESSUPOSTAT.

Periòdicament el CETIC, en funció dels recursos i consideracions estratègiques, decidirà quins PDP's dels PRESSUPOSTATS prioritza per a ser executats. Durant la sessió i de la ma de l'editor s'elevaran els projectes triats per a ser executats a l'estat de CAL PLANIFICAR.

El responsables tècnic i funcional del servei TIC han de decidir com es planifica l'execució dels projectes en estat de CAL PLANIFICAR. AIxò implica decidir la data en que el projecte es començarà a desenvolupar i la data en que es preveu que el desenvolupament del projecte acabi. A tal efecte es tindran en compte les necessitats funcionals pel que fa a terminis i la disponibilitat de l'equip de desenvolupament així com les indicacions que sobre aquest extrem hagi pogut donar el CETIC corresponent. El responsable funcional o tècnic indistintament serà l'encarregat de:

  • Indicar la data de començament i de finalització esperada en el sistema de gestió
  • Elevar els projectes a l'estat de PLANIFICAT

Quan un projecte PLANIFICAT comença a desenvolupar-se, el responsable tècnic ha de canviar l'estat a EN DESENVOLUPAMENT. Mentre dura la fase de desenvolupament, el responsable tècnic del projecte és el responsable d'actualitzar-ne periòdicament la informació del progrés en el sistema de gestió. A tal efecte cal que:

  • Actualitzi el percentatge de projecte executat.
  • Imputi l'esforç en hores dedicat al projecte usant el sistema d'imputació propi del sistema de gestió (time entries)
  • Actualitzi el camp «hores pendents d'execució»

Les actualitzacions i imputacions en el sistema de gestió es faran mensualment. El responsable tècnic actualitzarà la informació corresponent al mes vençut entre els dies 1 i 5 del mes següent.

Quan el responsable tècnic dóna per acabat un projecte, és a dir el considera que pot posar-se en explotació, canvia el seu estat a ACABAT. Per tal que un projecte ACABAT pugui entrar en explotació, el responsable funcional hi ha d'estar d'acord i manifestar-ho elevant l'estat a ACCEPTAT. Per tal que el responsable funcional pugui prendre la decisió correcta el responsable tècnic cal que li faciliti les proves que es considerin oportunes. En cas de que el projecte no pugui ser posat en explotació, els responsables tècnic i funcional iteraran fins assolir la maduresa esperada del projecte.

Una vegada un projecte està ACCEPTAT, els responsables tècnic i funcional determinaran de mutuu acord:

  • Quan es podrà posar en explotació.
  • Com es comunicarà als usuaris, si escau.
  • Les mesures de contingència que escaiguin.

Una vegada el PDP estigui en explotació, el responsable tècnic el promourà a l'estat de EN EXPLOTACIO, que marcarà el final del procés. El següent gràfic il·lustra el graf del flux:

 

 

2.4 Descartat d'un PDP

Un PDP que s'ha admés en el servei pot ser descartat més endavant si el CETIC ho considera escaient. Les causes que poden justificar descartar-lo inclouen, per exemple, el fet que les necessitats s'hagin esvaït o que hagi quedat subsumit en un altre projecte. Per que quedi constància d'aquesta decissió l'editor canviarà l'estat del projecte a DESCARTAT. Únicament es pot descartar un projecte que està en alguns dels següents estats: PROPOSTA, CAL PRESSUPOSTAR, PRESSUPOSTAT, CAL PLANIFICAR i PLANIFICAT.

2.5 El cas dels PDP de tipus estudi/assessorament

Aquest tipus de PDP's no estan associat a una tasca de desenvolupament. Atesa aquesta naturalesa, el procediment de resolució varia lleugerament pel fer de no tenir una fase d'entrada en explotació. AIxí doncs, una vegada l'informe s'ha donat per ACABAT per part del responsable tècnic, el responsable funcional, si hi està d'acord, l'eleva a l'estat de FINALITZAT, que marca el final del procés.

El següent gràfic mostra el graf del flux per a aquest tipus de PDP:

pdp-estudi.png

2.6 El cas dels PDP de tipus basal

Els PDP de tipus basal no es consideren projectes en el sentit estricte sinó una forma de reflectir en el sistema de gestió aquesta component del cost a efectes de completitud de la informació. Sent així, l'objectiu és reflectir únicament les sub-components principals d'aquest cost basal que s'indiquen en el model corresponent. El flux que aplica a les diferents components de basal te tres estats: PROPOSTA, EN DESENVOLUPAMENT i FINALITZAT. El responsable tècnic és el responsable únic de gestionar el basal i reportar el seu avenç en el temps. Les actualitzacions segueixen la mateixa periodicitat que la resta d'elements del model.

El següent graf mostra el flux per a aquest tipus de PDP:

pdp-basal.png

3. La forma d'un PDP

Un PDP s'ha de fer arribar en un fitxer en format text i codificació UTF-8 i ha de tenir les següents parts:

  1. Un títol descriptiu del PDP
  2. El redactor del projecte i la seva adreça de contacte
  3. Un resum del PDP d'unes 150 paraules com a molt
  4. Les persones que avalen el PDP si escau
  5. L'objectiu del PDP
  6. La motivació del PDP, que ha d'explicar clarament quin interès té el que es proposa i el seu valor estratègic si escau.
  7. Si escau, els riscos en què es pot incórrer al realitzar el PDP
  8. Si escau, altres serveis TIC que es veuen afectats per aquest PDP

Un PDP pot anar acompanyat d'altres fitxers amb informació complementària en format PDF/A.

4. Actors

Els actors que tenen un rol en el procés dels PDP són:

  1. EDITOR
    S'encarrega de rebre, acceptar i donar suport a la creació de PDP's. És el gestor general dels PDP.
    En el sistema de gestió de projectes, l'editor constarà com a «autor» atès que és ell qui inscriu el projecte en el sistema.
  2. RESPONSABLE FUNCIONAL
    S'encarrega d'acceptar el PDP finalitzat i de planificar juntament amb el responsable tècnic el procés de posada en explotació del PDP.
    En el sistema de gestió de projectes, el responsable funcional constarà en el camp «responsable».
  3. RESPONSABLE TÈCNIC
    S'encarrega de pressupostar els PDP que escaigui; planificar-los en el temps d'acord amb la priorització establerta; declarar un PDP en desenvolupament i actualitzar-ne el progrés fins a donar-lo per acabat; i finalment indicar quan està en explotació.
    En el sistema de gestió de projectes, el responsable tècnic en el camp «assignat».
  4. REDACTOR
    L'autor del PDP.

5. Sistema de gestió dels PDP

El flux i la gestió dels PDP's de cada servei TIC es concentra en el sistema de gestió http://protic.upc.edu 

5.1 Informació dels camps «Autor», «Responsable», «Assignat» i «Redactor»

Aquests camps indiquen els actors que intervenen en els projectes i es corresponen amb els següents rols que s'han descrit en aquest document:

  • Autor
    Correspon amb l'EDITOR del projecte
  • Responsable
    Correspon amb el RESPONSABLE FUNCIONAL del projecte
  • Assignat
    Correspon amb el RESPONSABLE TÈCNIC del projecte
  • Redactor
    Correspon amb el REDACTOR del PDP del projecte

5.1 Informació de «Proveïdor», «Exercici pressupostari» i «Finançament»

El camp «Proveïdor», que pot prendre valors UPC o UPCnet, indica on pertany l'equip o persona que desenvoluparà el projecte en qüestió.

El camp «Exercici pressupostari» pren com a valors un any (p. ex. 2106) o bé PENDENT. Indica a quin exercici pressupostari s'imputa el finançament del projecte. En cas que un projecte s'hagi de finançar amb recursos de diversos exercicis, a efectes d'aquest model se separaran en projectes seqüenciats en les fases necessàries.

El camp «Finançament» indica la font de finançament del projecte. Quan l'estat d'un projecte indica que està en gestació (PROPOSTA, CAL_PRESSUPOSTAR, PRESSUPOSTAT), el finançament pot tenir valor PENDENT. Per a la resta d'estats el finançament hauria de prendre valors d'acord amb el que es diu a continuació.

Per a projectes amb Proveïdor UPC la font de finançament serà sempre UPC. Per a projectes amb Proveïdor UPCnet, la font de finançament serà:

  • EG
    Quan la font correspongui a la part pre-assignada de l'Encàrrec de Gestió.
  • EGZ
    Quan la font correspon a la part no pre-assignada a un servei dins l'Encàrrec de Gestió.
  • OFdddddd
    Quan la font correspongui a un encàrrec específic formalitzat a través de la oferta OFdddddd. Per exemple: OF234701

Noti's que l'Encàrrec de Gestió que correspon a un any concret s'enten distribuiït en dues grans partides. La partida ordinària (EG) correspon a la dotació estable de cada servei, que es determina a principi de cada any. La partida Z (EGZ) correspon als recursos de lliure disposició que habitualment es destinen amb un caire més estratègic a nous projectes, reforç puntual de projectes existents, etc.

Historial de modificacions

  • Versió 5 [23/novembre/2016]
    • Nou camp «exercici pressupostari» que denota l'exercici que financia el projecte. Això permet saber l'exercici tant pel cas de l'encàrrec de gestió com en el cas d'ofertes.
    • Modificació de la sintaxi del camp «financiació» a conseqüència del canvi anterior.
    • Informació sobre el formulari per a la entrada de PDP's.
  • Versió 4 [24/octubre/2016]
    • Nou valor del camp «financiació»: PENDENT. Usat per denotar projectes als que encara no se'ls ha definit una font de finançament.
  • Versió 3 [10/octubre/2016]
  • Versió 2 [7/juny/2016]
    • Incorporat un punt específic sobre el basal
    • Incorporades les metadades del document
    • Afegits els fluxogrames
    • Simplificat el model de PDP
  • Versió 1 [6/juny/2016]
    • Afegits els nous estats CAL PRESSUPOSTAR i CAL PLANIFICAR per simplificar el treball dels CETIC i enregistrar correctament les tasques pendents.
    • Afegides les accions que el responsable tècnic ha de fer quan un projecte està en fase de  DESENVOLUPAMENT i en quines dates ha de fer aquestes accions amb al voluntat de coordinar-ho amb la resta de sistemes de recollida d'informació.
    • Millor separació dels projectes i del servei basal per tal de facilitar la comprensió.
    • S'ha especialitzat el flux del tipus de projecte estudi/assessoria per respondre millor a la seva especificitat.
    • S'ha documentat el procediment per descartar un projecte