Vés al contingut (premeu Retorn)

Reunió CETIC Recerca i CTT juliol 2017

Quan
19/07/2017 de 15:30 a 18:00
On
Biblioteca Rectorat
Assistents
Valentí Guash, Ezequiel Puig, Carlos Laffitte, Carme Jimenez, Xavier Massó, Jesús Alcober, Ana Canales, Andres Navarro, Manoli Cano, Marga Bonmatí, Sebastià Vila, Silvia Vallvé, Lluís Pérez
iCal

Ordre del dia

  • Revisió dels acords i deures de la reunió anterior (enllaç)
  • Estat projecte Gestor projectes Recerca CTT 
  • Projectes pressupostats i projectes segon semestre. Seguiment a presentació i  ProTIC 

  • Informar de sistemes corporatius (bústies correu i gestió recerca, gestor documental,CRM,BI...)

  • Data i temes del proper CETIC

  • Torn obert de paraules

Documentació

 Presentació

Assistents

Valentí Guash, Ezequiel Puig, Carlos Laffitte, Carme Jiménez, Xavier Massó, Jesús Alcober, Ana Canales, Manoli Cano, Marga Bonmatí, Sebastià Vila, Silvia Vallvé, Lluís Pérez

Resum

Es revisen les tasques de la reunió anterior:

  • L'estudi del gestor documental s'està treballant a banda i possiblement no s'adopti una solució única. S'han d'estudiar les necessitats específiques de gestió documental pel gestor de projectes de recerca: tipus de documents que haurà de contenir, si estaran signats, la conservació, l'accés, etc.
  • S'ha finalitzat el desenvolupament de la nova versió de Flux i s'està desplegant a Campus Sud. A la resta de campus s'anirà desplegant progressivament.
  • Ja s'han posat tots els continguts al nou GenWeb del CTT i ara s'està fent la revisió final, es que al setembre passi a explotació. Prèviament s'enviarà l'enllaç als membres de la CETIC.
  • La resta de tasques es comenta mes endavant. S'han fet les avaluacions dels PdPs.
  • L'alternativa al sistema de Notificacions (son internes, no requereixen validesa legal) serà utilitzar bústies genèriques i es començarà a desplegar al setembre.

Manoli informa sobre el seguiment del desenvolupament del gestor de projectes.  Les tasques executades són:

  • Anàlisi i implementació disseny i setup entorn
  • Menú projectes: "els meus projectes", responsable de grup de recerca, responsable d'unitat
  • Fitxa amb el detall del projecte
  • Manteniment dels participants de projecte i WS per exposar les dades
  • Menú projectes: "els meus projectes", responsable de grup de recerca, responsable d'unitat
  • Consultes d'informació via gateway de SAP
    • Consulta disponibilitat per grup de disponibilitat
    • Consulta alertes econòmiques
  • Accés via WS a viatges, tràmits i factures impagades (eina visor CTT)
  • Nous serveis i integració amb serveis d'altres sistemes d'informació
    • WS portafirmes per obtenir el nombre de peticions pendents de signatura
    • WS viatges projecte
    • WS Tràmits projecte
    • WS factures impagades

Les tasques en curs són:

  • Calendari, esdeveniments associats a projectes
  • Sistema de rols i autoritzacions
  • Consulta personal contractat per projecte (obté informació de SPA i ECOFIN)
  • Càrrega de participants (de Timesheets i del fitxer de nacionals) i definició rols participants
  • Prova pilot d'accés, transformació i maquetació informes de MEDI via gateway

S'han consumit les 700 hores que es van aprovar fins al juliol.

Es fa una demostració de la versió actual del gestor de projectes a l'entorn de proves i es fan els següents comentaris i suggeriments:

  • Jesús comenta que la home pel PDI hauria de mostrar sobre tot alertes o avisos, no cal destacar tant la disponibilitat. Els avisos son de tres categories: errors, notificacions i informació. Cal destacar els errors, principalment. Les informacions podrien anar al final de la pàgina de forma poc destacada.
  • Cal revisar el disseny de la home. La vista mensual del calendari no aportarà informació rellevant en la majoria de les ocasions. Es canviarà per permetre a l'usuari escollir entre diferents tipus de vistes de calendari.
  • Actualment a la pestanya "Projectes" mostra moltes dades del mestre de projectes de SAP. Cal revisar la informació que es útil pel PDI. Actualment solament permet la consulta i afegir observacions. Es demana que serveixi per comunicar-se amb el gestor.
  • A la pestanya "Participants" es permet introduir la informació dels participants.
  • A la pestanya de dades econòmiques del projecte s'hauria d'afegir la planificació de la facturació i generar avisos abans del venciment.
  • També caldria documentar l'acceptació de la empresa abans de facturar, per facilitar la gestió dels impagats.
  • A la pestanya de personal contractat s'haurien d'afegir alertes que avisin de la finalització de contractes amb tres mesos d'antelació. També aniria bé un popup amb més informació del contracte.

Es presenta el resultat de la prova pilot de l'accés, transformació i maquetació de informes de MEDI per mitjà del gateway de SAP.

  • La prova és satisfactòria, encara que costosa en hores de desenvolupament (entre 108 i 153h), i obre la porta a migrar els informes de MEDI. Es proposa migrar solament els que siguin més rellevants pel PDI.
  • Ana comenta que les necessitats d'informes son diferents en funció de que siguin projectes nacionals o europeus. Comenta que periòdicament fa extraccions de dades a un full de càlcul per preparar els informes que necessita el PDI. Ens passarà una mostra.
  • A la fase 1 es podrien incloure 3 o 4 informes de despeses de projectes que s'han de justificar i l'informe del compte de resultats de MEDI (el report que més es demana). En principi, no migrar altres informes de MEDI, sinó els que necessiti el PDI.

Es presenta la proposta de projectes pel segon semestre:

  • Carlos proposa el desenvolupament del mòdul de Requeriments avaluat en 450 hores. Es podria fer una primera fase de 300 hores que permetria escurçar el procés de requeriment en dos dies (del màxim de 10 dies disponibles per respondre al requeriment).
  • Es debat sobre la necessitat de la nova versió de TimeSheets avaluat en 700 hores. La versió actual no permet fer la justificació de les dedicacions a projectes de forma adequada a la normativa actual. No fer aquest desenvolupament pot tenir impacte econòmic per a la UPC. Convindria treballar en Requeriments i TimeSheets simultàniament.
  • Cal obtenir informació sobre l'existència d'alguna eina equivalent a TimeSheets a altres universitats, abans de decidir sobre fer un nou desenvolupament. També es podria intentar fer un acord amb la UAB per fer un nou desenvolupament. S'acorda dedicar els recursos propis al desenvolupament de Requeriments.
  • Adaptació de Tarifes a la normativa de les diferents convocatòries (250h)
  • Gestor de projectes:
  • Consultes, alertes i ajustos pilot (250h)
  • Sistema de rols i autorització (200h)
  • Anàlisi i inici implementació fase propostes i alta de projecte (250h)
  • Nous WS ECOFIN de ingressos i despeses (100h)
  • Certificats d'activitat, comptabilitat, vinculació, transparència, riscos laborals,...
  • Mapa de coneixement:
    Sequi i Valentí expliquen la necessitat del mapa de coneixement, que facilita la promoció de la transferència. Hauria d'estar connectat a Drac, Biblioteques i a la nova web de la Recerca. S'hauria de treballar amb Ramon Miralles i el criteri de classificació hauria de coincidir. Actualment es recull la informació a la caràtula del projecte i es valida pel PDI.
  • Generador pressupostos i viabilitat econòmica de projectes
  • Sequi proposa la integració de Flux i gConvenis. Sebas proposa que gConvenis evolucioni i substitueixi a Flux.
  • Valentí proposa l'ús de gConvenis per tramitar la signatura del Rector dels documents de projecte que ha de signar el Rector. Son uns 4 o 5 documents que el Rector ha de signar en diferents moments. Solament un d'ells té repercussió econòmica i es tramita per mitjà de Flux. Per a la resta no existeix cap sistema de suport actualment. Xavier proposa l'ús del portafirmes. Sebas proposa el desenvolupament d'una eina genèrica de signatura de documents d'interès general (poc automatitzada) pel suport a la signatura de qualsevol document de la UPC integrada amb el portafirmes.
  • Carlos presenta una nova PdP de ECOFIN per a la millora a la gestió dels crèdits. Cal avaluar-la.

Acords i tasques

  1. S'aproven 700 hores per finalitzar la fase 1. A mitjans de desembre haurà d'estar disponible la primera versió del pilot contrastada amb diversos PDI.
  2. S'aprova el desenvolupament de Requeriments.
  3. Estudiar alternatives a TimeSheets. Al setembre decidir la solució i procurar recursos addicionals.
  4. Avaluar una eina genèrica de signatura.
  5. Avaluar PdP de Crèdits.
  6. Estudiar les necessitats de la gestió documental.