Vés al contingut (premeu Retorn)

Reunió CETIC Recerca i CTT abril 2017

Quan
05/04/2017 de 15:30 a 18:00
On
Biblioteca Rectorat
Assistents
Valentí Guash, Ezequiel Puig, Carlos Laffitte, Carme Jimenez, Xavier Massó, Ana Canales, Andres Navarro, Manoli Cano, Marga Bonmatí, Sebastià Vila, Silvia Vallvé, Lluís Pérez
Afegeix un esdeveniment al calendari
iCal

Ordre del dia

  • Revisió dels acords i deures de la reunió anterior (enllaç)
  • Seguiment a ProTIC
  • Estat projecte Gestor projectes Recerca CTT (Manoli)
      • Disseny eina
      • Sistema de rols
      • Proposta planificació i recursos
      • Futur de MEDI
      • Explotació de dades (Sequi)
    • Evolutiu Flux: fase de proves (Carme)
    • Nova web CTT (Valentí)
    • Nova web Àrea Recerca (Valentí)
    • Evolutius eina de Justificacions (Carlos)
    • Nous PDPs (Carme)
        • Evolutiu Tarifes (GPE) (enllaç)
        • Gestió de requeriments (CTT-GE) (enllaç)
        • Time-sheets (CTT-SP) (enllaç)
        • Eina de notificacions CTT (enllaç)
    • Estat implantació Ideas - Timesheets UAB en funcionament  (enllaç) (Manoli, Lluís)
    • Data i temes del proper CETIC
    • Torn obert de paraules

    Documentació

    Assistents


    Valentí Guash, Ezequiel Puig, Carlos Laffitte, Carme Jimenez, Xavier Massó, Ana Canales, Andres Navarro, Manoli Cano, Marga Bonmatí, Sebastià Vila, Silvia Vallvé, Lluís Pérez

    Resum

    Manoli presenta l’estat del desenvolupament del Gestor de Projectes Recerca CTT (enllaç a la presentació). S’està treballant en el disseny, organització, imatge gràfica i usabilitat. S’ha iniciat el desenvolupament del sistema de permisos i rols, la pestanya de participants i la consulta de projectes.

    • Es proposa com a necessitat prioritària afegir una consulta de les persones vinculades a cada projecte, el tipus de contracte que tenen, dates d’inici i finalització i l’import. Aquesta informació sobre els contractes està registrada a SPA. Hauria d’estar disponible a la primera versió del sistema que es posi en explotació. Caldrà tenir en compte que les persones vinculades a un grup de recerca van canviant de forma molt dinàmica. No s’ha de considerar com a una informació estàtica. També serà útil una consulta que mostri els projectes vinculats a una persona.
    • Es considera que la nova funcionalitat de gestió de propostes és menys prioritària que la consulta de persones vinculades. Es proposa fer una revisió d’aquesta funcionalitat. També cal estudiar l’ús d’un gestor documental (que no cal que sigui específic) pel suport a la preparació de les propostes de projectes.
    • Es proposa una nova icona per avisar a l’usuari sobre els documents pendents al portafirmes.
    • Es proposa que els gestors de les UTG i CTT tinguin la possibilitat d’accedir amb els mateixos permisos d’un PDI determinat, per tal de facilitar el suport i verificar que els permisos assignats són correctes: «simulador de permisos».
    • Es proposa que el sistema de gestió de permisos i rols sigui una eina genèrica i parametritzable que pugui ser utilitzada per altres sistemes d’informació: «mòdul de permisos»
    • La planificació proposada té com a objectiu disposar d’una primera versió del gestor al mes de juliol dedicant les 700 hores aprovades. A aquesta versió hauria d’estar la consulta de projectes i la consulta de persones vinculades, També es contempla l’estudi de l’accés als reports de Medi des del gestor sense utilitzar el portal de SAP-FICO.
    • Es proposa que en paral·lel es faci la planificació de les fases següents del projecte.

     

    Pel que fa al futur de MEDI, Manoli comenta que utilitza una tecnologia obsoleta (portal de SAP) i proposa prioritzar la seva migració cap al nou gestor, procurant l’enllaç directe als mateixos reports que hi ha a MEDI. S’acorda estudiar aquesta solució.

     

    Sequi exposa la necessitat d’eines d’explotació de les dades. Marga informa sobre el projecte d’un sistema per a l’explotació de dades que serà comú a diversos àmbits i sistemes d’informació de la UPC. Inicialment s’aplicarà a un altre àmbit de la UPC i més endavant es concretarà la seva aplicació a les dades de la gestió de la recerca.

     

    Carme informa sobre l’estat de Flux. A la darrera CETIC es va prioritzar el desenvolupament de canvis a Flux per tal d’afegir la signatura del Director de l’Àrea i de la Gerent. Havia d’estar en explotació a primers de 2017, però encara està en fase proves per diversos motius: s’ha hagut d’adequar «la caràtula» que no s’havia evolucionat durant el temps que Flux ha estat aturat, a més a més, una persona clau per a les proves ha marxat de CTT. També està coincidint amb la posada en marxa del nou sistema «gConvenis».

    • Actualment gConvenis solament gestiona la part documental i el circuït de signatures. Es preveu que més endavant evolucioni i pugui fer el tractament de dades econòmiques, automatitzant la creació de registres a SAP.
    • Es debat sobre la possibilitat de posar en explotació directament gConvenis prescindint del transitori amb Flux, per tal d’evitar-li al PDI l’esforç de fer dos canvis consecutius en poc temps. Es comenta la possibilitat d’implantar Flux solament pel PAS gestor, sense afectar a PDI. Finalment es conclou que cal posar en explotació Flux, ja que posarà ordre i facilitarà els canvis que cal fer per a la posada en marxa de gConvenis. Caldrà informar al PDI de que és un transitori.
    • Valentí comenta la necessitar de preparar un pla de desplegament.

     

    Valentí presenta l’estat actual del nou web CTT (https://genwebv4.upc.edu/ctt/ca). Encara no està en explotació però li falta poc. A partir del 18 d’abril es revisarà per gerència i Consell de Direcció. Es preveu que dues setmanes desprès passi a explotació. Ja no s’actualitza el web actual i cal fer el canvi quan abans millor.

     

    Carlos exposa la necessitat de fer els evolutius de l’eina de justificacions, que ja s’ha utilitzat per a la convocatòria nacional del ministeri. Properament n’hi hauran altres convocatòries que requeriran millores. El sistema prepara informació per fer les justificacions a partir de les dades de SAP i afegeix avisos o alarmes. Manca que quedi registrat a SAP. Suposa un ajut molt important per poder presentar les justificacions correctament i en termini.

    • Es debat sobre la possibilitat d’aplicar controls previs a la comptabilització de les despeses per evitar els errors. Aquestes millores podrien considerar-se com a petit evolutiu, però donada la rellevància, es considera adient presentar la proposta de projecte (PdP).
    • A més a més existeix una eina de gestió dels expedients de dèficit (300/any).
    • Carlos proposa una nova eina per gestionar els requeriments. Tenim altres eines com aquesta que ara es proposa, que son "aïllades" (justificacions i expedients de dèficit). Es comenta que mancaria un enfocament global i connectat de totes aquestes eines. Cal avaluar la proposta de requeriments, procurant equilibrar els recursos dedicats a urgències i els dedicats al pla a llarg termini.

     

    Carme presenta noves PdP:

    • Evolutiu de Tarifes. Cal fer adaptacions a diversos tipus de convocatòria que no superen els controls de les auditories. Cal que el sistema sigui parametritzable. S’ha de valorar.

    • Time-sheets. Els canvis son necessaris per normativa interna i externa. Cal fer la valoració.

    • Eina de notificacions. S’ha de migrar del servidor actual al Cloud. La tecnologia és obsoleta i requereix alguna millora funcional. Sembla que les solucions estàndard que ja tenim disponibles podrien ser suficients (per exemple, un sistema RSS i unes llistes de correu amb històric). Valentí comenta la importància de garantir que determinades notificacions arriben als destinataris. Cal avaluar aquests alternatives.

    Es cancel·la a ProTIC una PdP de fa un any per desenvolupar a SAP mòdul de justificacions.

     

    Valentí comenta l’estat del projecte de la Web de l’Àrea de Recerca enfocada a les empreses. S’està treballant amb el Servei de Comunicació. No serà estàtica. Actualització contínua i adaptada a cada moment (congressos, etc), amb continguts molt específics (vídeos, etc). El manteniment dels continguts requerirà una dedicació de recursos important.

     

    Lluís informa sobre l’acord amb la UAB en relació a l’intercanvi de Timesheets i Ideas (gestió de patents).

    • UAB ja té Timesheets en funcionament. David li ha prestat suport a la instil·lació i posada en marxa

    • Ideas s’està instal·lant a la UPC. La empresa GMV ha presentat oferta pel manteniment anual, la integració amb LDAP, la càrrega de dades des de Intium i altres millores. Resta pendent de formalitzar la contractació dels serveis.

    • Davant de la necessitat abans comentada de fer evolucions funcionals i tècniques a Timesheets, es comenta la dificultat d’oferir un bon servei a les entitats externes que l’utilitzen: gratuïtat de l’actualització?, capacitat de donar suport a la migració?, facturació del serveis? etc.


    Es fa un repàs de les propostes de ProTIC:

    • Notificacions: estudiar alternatives

    • Timesheets: valorar

    • Requeriments: valorar

    • Tots els de Medi: deixar-los a la cua. Estudiar la connexió del nou gestor als reports de SAP

    • Tresoreria: a la cua

    • Gestió documental (per a contractes confidencials): estudiar necessitats i alternatives (descartar Content Server).

    • Nova codificació de projectes: cal preveure altres tipus de projectes (de cooperació, internacionals, ...). Valorar.

    • .../...

     

    Resumint:

    • Màxima prioritat al nou projecte, afegint les dades de les persones vinculades

    • Mantenir com a pendent la codificació de projectes i estudiar el tema de cara al nou projecte.

    • Estudiar una solució alternativa a les notificacions.

     

    Resum d’acords

    • S’aprova la planificació: la primera versió estarà disponible al juliol.

    • No fer evolutius de MEDI.

    • Donar màxima prioritat al desenvolupament del nou projecte.

    Resum de tasques

    • En relació al nou Gestor de projectes:

      • Implementar «Persones vinculades»
      • Revisar la «Gestió de propostes»
      • Estiduar el sistema genèric de «Gestió de permisos»
      • Estudiar el «Simulador de permisos»
      • Estudiar l’accés directe als reports de MEDI des del nou gestor de projectes
      • Afegir un avís (icona) dels pendents al Portafirmes (i un enllaç).
      • Avaluar la codificació de projectes
      • Planificar les fases següents (les posteriors a juliol).

    • Estudiar un gestor documental per a les propostes de projectes.

    • Finalitzar les proves de Flux, planificar el seu desplegament i desplegar-lo.

    • Posar en explotació el nou genweb de CTT

    • Avaluar «Requeriments»

    • Fer els evolutius de «Justificacions»

    • Avaluar l’evolutiu de «Tarifes»

    • Avaluar l’evolutiu de «Timesheets»

    • Avaluar alternatives a «Notificacions»